通知書に書いてよいこと・書いてはいけないこと

通知書や催告書は、相手方に何かを求める文書ですから、文面は自然と強くなりがちです。しかし、強く書けば相手方が動くとは限りません。むしろ、書き方によっては、請求そのものとは別の問題が生じます。相手方への脅迫や強要と受け取られるおそれ、相手方の名誉を傷つけるおそれ、書面を送った先の第三者との関係の問題などです。

このページでは、通知書の文面で問題になりやすい点を、刑法と民法の条文の言い方にそって整理します。扱うのは、条文が何を要件としているか、どのような表現や送付の仕方が問題になりやすいかという一般的な整理までです。特定の文面が違法かどうかを判断するものではなく、争いの当否の判断や代理・交渉も扱いません。請求の段階の組み立ては請求書から内容証明までのページ、解除の通知の書き方は催告と解除の順序のページで扱っています。

結論：事実と根拠と求めを分け、害悪の告知にしない

通知書の本来の役割は、事実を示し、その根拠を述べ、相手方に求める行為を伝えることです。この三つを、事実の記載、根拠の記載、求めの記載に分けて書くと、文面は穏やかになり、後から読み返しても趣旨が分かります。

強い表現を避けるべき理由は、礼儀だけではありません。刑法には、害を加える旨を告知して人を脅迫する罪（脅迫）、害悪の告知によって義務のないことを行わせる罪（強要）、人を恐喝して財物を交付させる罪（恐喝）、公然と事実を摘示して人の名誉を毀損する罪（名誉毀損）などがあります。通知書の文面は、これらの条文が書く行為に当たらないかを、出す前に確かめる対象になります。当たるかどうかは、文言だけでなく、前後の事情や目的を含めて個別に判断されるもので、このページでは判断をしません。

上のカードは、通知書の中身を三つに分けたものです。相手方への影響を考える前に、書面そのものを事実、根拠、求めの三つに分解して読み返すと、書きすぎている部分に気づきやすくなります。通知の全体像と類型は内容証明・通知書・催告書の全体像のページを参照してください。

通知書に書いてよいことの範囲

通知書は、権利を持つ人が、その内容を相手方に伝える文書です。請求の根拠となる契約や条文を示し、相手方の不履行の事実を示し、求める行為と期限を示すことは、通知書の通常の内容です。条文が問題にしているのは、請求の内容そのものよりも、害を加える旨の告知や、義務のないことを行わせる手段としての告知です。

たとえば、支払期日が過ぎているので支払ってほしいと書くことと、支払わなければ勤務先に知らせると書くことは、同じ請求でも性質が違います。前者は請求の根拠を述べるもの、後者は請求とは別の不利益を告げるものです。後者のような書き方は、脅迫や恐喝の条文との関係で、問題が生じるおそれがあります。

もう一つ、書いてよいかどうかが問題になるのが、請求の背景にある事情の記載です。相手方が不履行に至った経緯を詳しく書く、過去のやり取りを引用するなどは、事実の記載として必要な場合もありますが、請求の根拠と関係のない事情まで書くと、評価や感情の表現が混ざりやすくなります。事実の記載は、請求の根拠として必要な範囲にとどめます。

刑法の条文は何を要件にしているか

通知書の文面で問題になりうる刑法の条文を、骨子だけ整理します。罰則は、令和7年6月1日に施行された刑法の改正により、懲役と禁錮が拘禁刑に一本化されたため、いずれも拘禁刑で書かれています。

表のとおり、脅迫と強要は、害を加える旨を「告知」することが要件で、恐喝は、人を恐喝して財物を交付させることが要件です。名誉毀損は「公然と事実を摘示」すること、信用毀損及び業務妨害は「虚偽の風説の流布」や「偽計」が要件です。通知書が相手方だけに宛てた書面であれば、公然性が問題になる場面は限られますが、書面の写しの送付先や書面の見られ方によっては、その前提が崩れることがあります。

これらの条文の要件に当たるかどうかは、書面の文言だけでなく、告知の内容、目的、相手方との関係、前後の事情から総合的に判断されます。ここでは、条文がどのような行為を問題にしているかを知ることが目的で、個別の表現が違法かどうかの線引きは、このページでは示しません。

民事の側面：不法行為と権利の行使の限度

刑事の条文とは別に、民事の側面もあります。故意または過失によって他人の権利または法律上保護される利益を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責任を負います（民法709条）。通知書を送った行為が、相手方の名誉やプライバシー、平穏な生活を害したと評価されれば、不法行為の問題になりえます。

また、民法1条2項は、権利の行使および義務の履行は信義に従い誠実に行わなければならないと定め、同条3項は権利の濫用を許さないと定めています。請求の権利があること自体は、方法を問わず行使してよいということではありません。権利の行使として相当な範囲を超えるかどうかは、個別の事情で判断されます。

たとえば、繰り返しの連絡、時間帯を考えない連絡、勤務先への連絡などは、請求の方法としての相当性が問題になる典型的な場面です。通知書でも、同じ内容を繰り返し送付する、送付の頻度が高すぎるといった点は、避けるのが無難です。通知を一度出したあとの追加の通知のあり方は、通知書を受け取ったとき・届かないとき・間違えたときのページで、出した側の次の動きとして触れています。

第三者への送付と、書面が他人の目に触れる経路

通知書は、相手方に宛てた書面です。相手方以外の人に送る必要は、通常ありません。それでも、写しを関係者に送りたくなる場面があります。勤務先、取引先、家族、保証人、共通の知人などです。これらの人に書面を送ると、書面の内容が相手方の名誉や信用に関わる場合は、名誉毀損（刑法230条）や不法行為（民法709条）の問題が生じるおそれが高まります。

書面を送ってよい第三者もあります。たとえば、連帯保証人に対して、主債務者の不履行を知らせる場合や、契約上の通知先として定められた相手に送る場合です。この場合でも、送る目的、送る相手、載せる情報の範囲を、必要な限度に絞ります。

もう一つの注意点は、相手方以外の人が書面を見る経路です。共用の郵便受け、共有のメールアドレス、グループチャット、宛名人以外が開封するおそれのある職場宛ての郵送などです。宛先は、相手方が一人で受け取る場所にし、封書で送る、親展の表示をするなどの工夫をします。通知が届く時点の扱いは、通知はいつ届いたことになるかのページで整理しています。

送り方の細部でも、書面が他の人の目に触れる経路は生じます。郵送では、はがきではなく封書にし、宛名人以外が開封しない表示を添えます。電子メールでは、宛先欄に相手方以外のアドレスを入れない、写しを送る欄（CC）に関係者を入れない、といった基本を守ります。同報の宛先に入れた人にも、書面の内容が伝わるからです。また、通知書を撮影した画像や書面の写真を、第三者が見られる場に載せることは、通知の目的から離れ、名誉やプライバシーの問題を生じさせます。書面は、相手方に届けるものであって、広く知らせるものではないことを前提にします。

一方的な「みなし」の文言

通知書の中に、「本書の到達をもって、貴殿は事実を認識したことになります」「以後の問い合わせはすべて接触とみなします」「一切の責任は貴殿にあるものとみなします」のような文言を見かけることがあります。これらは、通知を出した側が、一方的に効果を宣言するものですが、書いたからといって、その効果が生じるとは限りません。

通知書で一方的な意思表示に効果が認められるのは、法律や契約が、そのような効果を認めている場合です。たとえば、契約の解除は相手方に対する意思表示でし（民法540条1項）、相殺は一方からの意思表示で効力を生じます（民法506条1項）。こうした、法律が一方的な意思表示に効力を与えた場面を除いて、通知書に書いた内容が、相手方に新しい義務を生じさせるわけではありません。通知が届いたことは、通知の内容を知ったことの証拠にはなりえますが、書いたとおりの法的な効果が、文言だけで生じるとは限りません。

契約書の中の「みなす」条項と通知書の「みなす」は、性格が違います。契約書の条項は、当事者があらかじめ合意した効果であり、みなしの範囲を契約の内容として検討できます。通知書の一方的な宣言は、合意に裏付けられていません。通知書で相手方に義務や責任を課したいときは、まず、その根拠が契約や法律にあるかを確かめ、根拠があるなら、その根拠を示して求める行為を書きます。

表のとおり、一方的なみなしを、回答の方法と期限を示す文に置き換えると、通知書の目的に合った穏やかな表現になります。評価の言葉は、日付や金額に置き換えます。第三者への言及は、相手方だけに宛てた書面では不要です。

法的措置・申告の予告の書き方と、書面に載せない情報

通知書の最後に、期限までに対応がない場合の手続を予告する文を置くことがあります。予告の文は、事実として、予定している手続を簡潔に書くのが基本です。「必要な手続を進めることを検討します」「遅延損害金もあわせて請求することがあります」のように、予定を示す書き方です。

避けたいのは、請求と関係のない不利益を結びつけた予告です。特定の機関や第三者への申告、公表、勤務先への連絡などを、金銭の支払や対応を求める条件として告げると、脅迫、強要、恐喝の条文との関係で問題が生じるおそれがあります。条文は害悪の告知を問題にしており、請求の根拠となる権利の行使そのものよりも、権利とは別の不利益を告げることが問題になりやすいからです。

枠の文例は、予告を事実として簡潔に書く一般的な例です。期限と期限後の手続の関係は、請求の段階の設計の問題でもあります。

請求の段階によって、文面の硬さを変えることも、書面の目的に合います。最初の請求の段階では、事実と金額、支払方法を示す簡潔な文面で足ります。督促の段階では、前回の請求の日付を示し、期限を定めて対応を求めます。最終の催告の段階では、期限と、期限後に予定している手続を、事実として簡潔に書きます。段階が進むほど文面を強くするのではなく、段階ごとに必要な事項を足していく考え方です。段階の設計は別のページで扱っています。

書面に載せない情報についても触れておきます。口座番号は、振込先として請求に必要な範囲で書きます。それ以外の個人情報、たとえば病歴、家族の情報、勤務先、他人の個人情報は、請求の根拠と関係がなければ載せません。書面が相手方以外の人の目に触れた場合に、情報が広がるおそれがあるからです。通知書に添付する資料も、必要な部分だけにします。

事実の記載と評価の記載を分けるという原則は、書面全体で守ります。事実は、日付、金額、契約の名称、相手方の行為など、資料で確かめられるものを書きます。評価は、「悪質」「不誠実」のような言葉で、読み手によって受け取り方が違います。評価の言葉が多い文面は、相手方の反発を招きやすく、書面を読み返すときにも根拠が分かりにくくなります。

通知書の文面で起きがちなこと

通知書の文面で起きがちなことは、強く書くことが目的になってしまう、書面の送付先が広がる、一方的な宣言の効力を過信する、という三つに集約されます。

これらは、書き方と送り方を出す前に見直すことで避けられます。書面を出す前に、事実、根拠、求めを分け、評価の言葉と一方的な宣言を削り、送付先を相手方だけにするという基本に戻ります。

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の通知書の有効・無効や、争いの当否の判断は扱っていません。書き方の例として紹介している内容は、一般に見られる書き方を整理した例で、特定の事業者や案件を示すものではありません。条文は e-Gov 法令検索（法令API）で確認した現行のものに基づき、まだ施行されていない改正は現行の内容として扱っていません。郵便の取扱いの細目は、日本郵便の約款・取扱案内の原文で確認が必要です。参考: e-Gov法令検索 / 日本郵便 / 法務省 / 消費者庁